¿Qué es la Facturación Electrónica?

Todo lo que Necesitas Saber

La facturación electrónica es un documento que confirma la compra-venta de bienes y servicios. Pero para ser mas específicos, viene a ser la representación de digital de una boleta física pero que goza de mas beneficios, por ejemplo la autenticidad y la integridad. Goza de integridad porque el contenido de los bienes y servicios son inalterables. Por lo que no corre peligro de falsificación de transacciones de venta. Y autenticidad porque la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser y de igual forma esta información es totalmente inalterable.

La facturación electrónica es una buena alternativa a la forma tradicional que tiene todas las características legales, igual que el papel. Es necesario recordar que el proceso para la generación de una boleta electrónica debe estar conformada por un emisor y por un receptor que adquiere los bienes y servicios de alguna empresa o entidad publica por medio de canales electrónicos. Y es este ultimo quien aprueba de forma definitiva la correcta expedición de la factura electrónica.

Estas facturas son emitidas en su mayoría por el sistema de emisión electrónica del contribuyente. De esta forma no necesita ingresar a la página web de la SUNAT y registrarlas desde ahí, sino que se registra de manera directa, rápida y sin molestias. Además, el único requisito para la la emisión de boletas electrónicas es que la persona adquiriente del bien o servicio cuente con RUC. Salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.

Se pueden verificar también la autenticidad de las facturas electrónicas que hayan sido emitidas por el contribuyente desde el portal web de la SUNAT.  Que normalmente se usa para sustentar el traslado de bienes o servicios.

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Pero, ¿Qué es una Factura?

Podemos definir que la factura es un documento de carácter comercial que registra la información de una compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado. Es decir, es la representación en forma de documento de una transacción mercantil realizada entre un vendedor y un comprador.

Facturación Electrónica desde S/15

La Factura y sus Partes

Una factura, para ser validada, debe contener información que refleje las circunstancias del servicio prestado o producto vendido, así como información sobre el emisor y el receptor de la misma. Los elementos esenciales que toda factura debe contener son:

Número de factura

Es un aspecto sencillo de incluir en la boleta, sin embargo se debe ser cuidadoso ala hora de incluir. Por ejemplo, el numero que identifica a tu boleta debe ser único. Por lo que no es posible que tengas dos facturas con el mismo número en un mismo año. La facturación debe ser correlativa y tener continuidad.

Fecha de emisión de la factura

Es un aspecto fundamental de la factura, en este elemento se registra el periodo en el que se ha facturado la misma , el momento en el que se imputan los impuestos correspondientes, y también a efectos de cobro, ya que se usa la fecha de emisión de la factura como referencia de inicio del plazo para pagarla.

Fecha de vencimiento

Es el momento en el que la factura debería haber sido cancelada y por tanto, marca el plazo entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor de la misma debe abonarla.

Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

Es un elemento característico de la factura, y lo que la diferencia del ticket, es la inclusión de los datos fiscales completos de emisor y receptor de la misma. Los datos que se deben incluir son el nombre y apellidos en el caso de trabajadores autónomos o la denominación social en el caso de las empresas, el domicilio completo y el número de identificación fiscal.

Concepto, importe e  impuestos de la factura

Es un elemento importante en la factura, el concepto es el por que se va a realizar el pago del producto o servicio prestado. En cuanto a los importes debe diferenciar entre la base imponible, que será el importe que se corresponde con el precio otorgado al producto o servicio facturado, antes de impuestos que vendría a ser el descuento por tributos.

Datos complementarios

Adicionalmente es posible incorporar otra información que, no siendo necesaria su existencia siempre en las facturas, puede incluirse en el caso de cumplirse las características que así lo exigan.

Y, ¿Para qué Sirve una Factura?

Como mencionamos anteriormente, es la prueba irrefutable que demuestra que se ha realizado un servicio por el que se ha cobrado una cantidad determinada de dinero. Y nos sirve para que el vendedor puede presentarla si desea exigir un pago que no realizado por un bien o servicio. La factura es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra), además, es el justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes.

Toda empresa,  autónoma o mype están obligado a emitir facturas por ley.

Decreto Ley Nº 25632 publicado el 24.07.1992, vigente desde el 25.07.1992.

Artículo 1.- Están obligados a emitir comprobantes de pago todas las personas que transfieran bienes, en propiedad o en uso, o presten servicios de cualquier naturaleza. Esta obligación rige aún cuando la transferencia o prestación no se encuentre afecta a tributos.

La SUNAT podrá disponer que sea el comprador, usuario o intermediario quien emita el comprobante de pago cuando las modalidades de mercado y razones de fiscalización lo justifiquen.

Artículo 2°.- Se considera comprobante de pago, todo documento que acredite la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria –SUNAT.

Artículo 5.- El incumplimiento de las obligaciones señaladas en este Decreto Ley será sancionado de la siguiente forma:

• La omisión de entrega de comprobantes de pago o su otorgamiento sin los requisitos establecidos por la SUNAT, se castiga con cierre temporal de local.

• No cumplir con la obligación de declarar la impresión y/o utilización de comprobantes de pago, se castiga con multa equivalente a una UIT (S/4,300 desde el 1 Enero de 2020). Girada la multa, el infractor dispondrá de tres días para, previo pago de la multa, cumplir con presentar la declaración omitida. De no hacerlo se aplicará la sanción de cierre temporal del local.

• Efectuar la impresión de comprobantes de pago sin estar registrado para tal efecto en la SUNAT, con multa equivalente a una UIT (S/4,300). La sanción de cierre temporal de local se sujetará a lo dispuesto por el Código Tributario en dicha materia, inclusive en lo que respecta a reincidencia o reiterancia.

Importancia de la Facturación Electrónica

La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás la facturación tradicional sobre papel y las reemplacen por la versión electrónica de este documento tributario. Y como mencionamos antes este tiene exactamente la misma validez que la facturación convencional, solo que se administra de forma automática.

Pero si hablamos de un beneficio de mayor importancia , se puede destacar la reducción de costos dentro de una empresa. Ya que con la eliminación de la clasificación, el registro y el ingreso manual de datos de las facturas en papel, un proceso de facturación electrónica puede generar ahorros del 40% al 80%, con un período de amortización de entre seis y dieciocho meses. De esta forma también se estaría contribuyendo al medio ambiente por las miles de toneladas de papel que se usan para clasificar estos datos anualmente. La facturación electrónica impacta de forma positiva al medio ambiente porque ayuda a resguardar recursos que se usan para la generación de este comprobante de pago.

Si cuentas con la facturación electrónica puedes enviar una notificación de envíos de pagos electrónicos con el pago. Esto proporciona una contabilidad detallada de las facturas pagadas, así como los débitos, créditos y ajustes realizados. Además esto te ayuda en situaciones donde podrás reclamar contra una factura debido a problemas de envío como artículos dañados o faltantes. Sin duda una póliza de seguros increíble. Por otro lado, para micro y pequeñas empresas, el uso de la facturación electrónica beneficiaría en la reducción de costos en el personal en los departamentos de facturación, en el ahorro y mejor aprovechamiento de tiempo, el incremento del flujo de dinero, la mayor seguridad y menores riesgos de fraude.

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Beneficios de la Facturación Electrónica

Los beneficios de la facturación electrónica dependen proporcionalmente del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación. También debemos tener en cuenta factores como el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, cancelación, entre otros) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Pero para ser mas específicos, los beneficios de la Facturación electrónica son:

• Ahorras en gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos, lo que facilita la lucha contra el fraude.
• Permite una rápida localización de información, lo que facilita un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Permite desarrollar de forma más rápida y eficiente los procesos administrativos, mediante la integración de procesos de carácter misional, logístico, contable, financiero y administrativo.
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento de historial de documentos.
• Mejora eficazmente el servicio al cliente, elimina su consumo de papel y su transporte, logrando un efecto positivo sobre el medio ambiente.
• Contribuye a la modernización de la economía por medio de canales electrónicos.
• La gestión documental se realizará de forma eficiente.
• Facilita las transacciones y brinda una mayor trazabilidad y seguridad a las operaciones que se realizan.
• Mayor agilidad en la toma de decisiones.
• Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).
• Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión.
• Contabilidad electrónica automatizada.
• Fortalece la relación entre los clientes y los proveedores.
• Facilidad para el cálculo de impuestos.
• Acceso a financiamiento a través de factoraje de cuentas por cobrar.

Conociendo los beneficios e importancia de la facturación electrónica, las empresas empiezan a digitalizar otros documentos como órdenes de compra y notas de recepción, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de negocio. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite una visibilidad automatizada del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización. Emplea este método de pago digital y ten todo en orden.